نظریه تغییر یک فرایند دقیق اما مشارکتی است که در آن گروه‌ها و ذی‌نفعان یک پروژه با هم کار می‌کنند تا مشخص کنند چه شرایطی باید فراهم شود تا به اهداف بلندمدتشان برسند. این شرایط به‌صورت پیامد (یا نتیجه) مدل‌سازی می‌شوند و در یک نمودار علی (علت و معلولی) به‌تصویر کشیده می‌شوند.

اصطلاح «نظریه تغییر» هم به فرایند طراحی این مدل اشاره دارد و هم به خودِ مدل نهایی‌شده. پس وقتی کسی از نظریه تغییر صحبت می‌کند، ممکن است منظورش روند طراحی آن باشد یا محصول نهایی.

مثل هر روش خوب برای برنامه‌ریزی و ارزیابی در حوزه تغییرات اجتماعی، نظریه تغییر نیاز دارد که:

• هدف‌های بلندمدت به‌روشنی مشخص شوند
• شاخص‌هایی برای سنجش موفقیت تعیین شود
• و اقداماتی طراحی شود که به رسیدن به آن اهداف کمک کند.

اما چیزی که نظریه تغییر را متفاوت و خاص می‌کند این است که:

• یک مسیر علت‌ومعلولی دقیق بین «الان» و «آینده» ترسیم می‌کند، و نشان می‌دهد چه چیزهایی باید اتفاق بیفتند تا به هدف برسیم.
• ما را وادار می‌کند فرض‌هایی را که درباره روند تغییر داریم، شفاف کنیم؛ فرض‌هایی که می‌توان آن‌ها را بررسی و ارزیابی کرد.
• زاویه دیدمان را تغییر می‌دهد: به‌جای اینکه فقط به کارهایی که انجام می‌دهیم فکر کنیم، از «نتیجه‌ای که می‌خواهیم بگیریم» شروع می‌کند و از آنجا به عقب برمی‌گردد.

در فرایند طراحی نظریه تغییر، ما فرض‌هایی را که ذی‌نفعان درباره چگونگی وقوع تغییر دارند، شناسایی و بیان می‌کنیم. این فرض‌ها پایه‌ی اصلی روابط علی میان نتایج کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت هستند. همچنین، این فرض‌ها به ما کمک می‌کنند تا بفهمیم چرا فکر می‌کنیم مداخلات ما قرار است به نتایج مورد انتظار منجر شوند.

یکی از مهم‌ترین مزایای نظریه تغییر به‌عنوان یک فرایند مشارکتی، همین بیان و به‌چالش کشیدن فرض‌هاست. چون باعث می‌شود افراد مختلف دیدگاه‌هایشان را درباره اهداف، موانع، و شرایط لازم برای موفقیت با هم به اشتراک بگذارند و در موردشان گفت‌وگو کنند.

فرض‌ها اگر با پژوهش و شواهد پشتیبانی شوند، می‌توانند اعتبار نظریه تغییر را بالا ببرند و نشان دهند که رسیدن به هدف‌ها واقع‌بینانه است.