در مقاله قبلی به اهمیت تجزیه و تحلیل داده ها در سازمان های خیریه پرداختیم و اشاره کردیم که یکی از سازمان هایی که به صورت موثر از این قابلیت بهره می‌برد سازمان Citizen Advice است.

در بخش خیریه، هر هزار تومانی مهم است . به ویژه که این روزها نیکوکاران همیشگی کمبود مالی را بیشتر احساس می‌کنند. بحران هزینه‌های زندگی در حال حاضر بر عطیه‌های خیریه تأثیر گذاشته است، به طوری که یک چهارم افراد رفتارهای خیریه‌ای خود را تغییر داده‌اند یا در حال در نظر گرفتن این کار هستند.

این بدان معناست که جلب حمایت کنندگان هرگز اینقدر مهم نبوده است و اگر می‌خواهید با چالش‌هایی که در حال حاضر بر بخش خیریه تأثیر می‌گذارند، روبرو شوید استراتژی بازاریابی خیریه‌اتان باید بیش از همیشه کار کند.

چطور می‌توانید اطمینان حاصل کنید که کمپین‌های بازاریابی خیریه‌تان به مخاطبان مناسب می‌رسد و با آن‌ها هماهنگ است؟

با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها برای تغییر استراتژی بازاریابی‌تان!

مراحل بهبود خدمات از طریق استفاده بهتر از ابزارهای داده

مرحله 1: جایی که با داده ها هستید را بررسی کنید

شما باید بدانید که چه داده هایی را جمع آوری می کنید، چگونه آنها را ذخیره می کنید و چگونه از آنها استفاده می کنید. شما می خواهید این احساس را به دست آورید که کارکنان مختلف با جمع آوری، استفاده و درک داده ها چقدر اعتماد به نفس دارند.

برای انجام این کار می توانید از ابزاری مانند ممیزی بلوغ داده یا ارزیابی نیازهای داده استفاده کنید.

در Citizens Advice Manchester، آنها از ماتریس بلوغ داده های Data Orchard استفاده کردند تا تصویر خوبی از استفاده فعلی خود از داده ها به دست آورند.

آنها قبلاً داده‌های زیادی را جمع‌آوری می‌کردند و می‌خواستند روی استفاده بیشتر از آن برای بهبود خدمات تمرکز کنند. این بدان معناست که افراد بیشتری باید بتوانند آن را به روشی که بتوانند درک کنند مشاهده کنند.

مرحله 2: با افراد سراسر سازمان خود در مورد داده ها صحبت کنید

شما باید با همه ذینفعان احتمالی خود، از رهبران ارشد گرفته تا افرادی که خدمات خط مقدم ارائه می کنند، صحبت کنید.

با آنها در مورد:

چقدر با داده ها راحت هستند؟

آیا می‌دانند چگونه می توانند از آن برای تصمیم گیری در مورد خدمات استفاده کنند؟

چه داده هایی برای تصمیم گیری نیاز دارند اما نمی توانند پیدا کنند؟

چه مشکل یا نگرانی‌هایی با داده ها دارند؟

Citizens Advice از تجربه اش می‌گوید. آنها دریافتند که گاهی نیاز به جمع آوری داده های جدید دارند. آن‌ها همچنین دریافتند که گاهی اوقات داده‌ها را قبلاً در اختیار داشتند، اما در قالب مناسبی برای استفاده همه نبود.

آنها همچنین باید به مردم اطمینان دهند که علاقه فزاینده به داده ها مربوط به ردیابی آن ها نیست.

مرحله 3: تصمیم بگیرید که چه ابزارهایی برای مدیریت داده ها در سازمان شما بهترین کارکرد را دارند

شما برای مراحل مختلف فرآیند به ابزارهای مختلفی نیاز دارید – و مهم است که همه آنها با هم کار کنند. مثال اینکه در:

روش‌های جمع‌آوری داده‌ها :‌اغلب این‌ها فرم‌هایی هستند، اما انواع دیگری نیز وجود دارد.

ذخیره سازی داده ها: ممکن است شامل صفحات گسترده، پایگاه داده یا هر دو باشد.

سیستمی برای گزارش دهی: این می‌تواند به صورت دستی (جستجوی اعداد در صفحات گسترده)، خودکار (پرسش ها در پایگاه داده) یا خودکار و تصویری (با استفاده از ابزارهای بصری سازی داده) انجام شود. همچنین می توانید هر یک از این روش ها را با هم ترکیب کنید.

انتخاب ابزار مناسب به موارد زیر بستگی دارد:

نیازهای داده شما چقدر پیچیده است؟

تیم شما چقدر از نرم افزار جدید استفاده می کند؟

از چه نرم‌افزار دیگری استفاده می‌کنید (آیا شما یک سازمان مایکروسافت هستید یا Google؟ آیا قبلاً یک CRM یا پایگاه داده دارید؟)

چه مقدار داده باید پردازش کنید و چقدر آن داده ها حساس هستند؟

Citizens Advice Manchester می خواست که داده های آنها برای استفاده و درک آسان باشد. هدف آنها تشویق مردم به استفاده از داده ها هنگام برنامه ریزی خدمات بود. آنها به این نتیجه رسیدند که بهترین راه حل برای آنها داشبوردی است که تیم فنی آنها اجرا می کند. هر کارمندی که برای تصمیم‌گیری به داده نیاز داشت، می‌توانست به داشبورد برود تا تجسم داده‌ها (نمودارها و غیره) و گزارش‌ها را دریافت کند.

آنها قبلاً از ابزارهای Google در سازمان استفاده می کردند. آنها تصمیم گرفتند استودیوی Google Data (که اکنون Looker نامیده می شود)، Big Query و Google Sheets را ترکیب کنند. در آن زمان این برای خیریه ها رایگان بود.

مرحله 4: متقاعد کنید که داده های افراد تفاوت ایجاد می کند

بسیاری از مردم در مورد داده ها نگرانی دارند. آنها نگران اخلاق و امنیت درخواست داده از مردم و نگران زمان لازم برای ردیابی همه آن هستند. و همیشه مطمئن نیستند که بفهمند چه چیزی به آنها می گوید.

بنابراین زمانی که یک پروژه داده انجام می دهید باید برای آموزش برنامه ریزی کنید. شما باید به افراد سازمان موارد زیر را آموزش دهید:

حفاظت از داده ها و اخلاقیات – چرا خوب است که از مردم داده های مورد نیاز خود را بخواهید وقتی میتوان بر اساس آن خدماتی ارائه داد.

ابزارهایی که برای استفاده از آنها نیاز دارید – به یاد داشته باشید که همه افراد در سازمان شما نیازی به استفاده از همه ابزارهای داده شما ندارند.

گزارش هایی که برای آنها ایجاد کرده اید به چه معناست و چگونه می توانند از آنها استفاده کنند.

اینکه چگونه سوگیری فردی در نحوه ثبت یا تجزیه و تحلیل داده ها می تواند بر نتایج تأثیر بگذارد و مشکلاتی ایجاد کند.

در Citizens Advice Manchester، تیم‌های فنی از وبینارها و راهنمای آنلاین ابزارهایی را که استفاده می‌کردند یاد گرفتند. آنها همچنین جلساتی را برای تیم‌های گسترده‌تر ایجاد کردند و توضیح دادند که بینش داده‌ها چیست. این جلسات نشان داد که چگونه استفاده از داده ها می تواند تفاوتی در خدمات ایجاد کند.

مهمترین چیز این بود که قدم به قدم کار کنیم. هنگامی که یک تیم با استفاده از داده ها خدمات خود را بهبود بخشید، تیم های دیگر شروع به پرسیدن کردند که آیا آنها هم می توانند این کار را انجام دهند.