هشت روش مهم در حفظ امنیت داده‌های دانش‌آموزان و رعایت حریم خصوصی

وقتی داده‌های ارزشمندی از دانش‌آموزان در اختیار داشته باشید، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ها حفظ امنیت آنها و پاسداری از حریم خصوصی افراد است. داده‌های مدارس که در دست مدیران و کادر آموزشی قرار دارد، شامل اطلاعات شخصی، مشخصات خانوادگی، عملکرد تحصیلی، رفتار و انضباط در محیط مدرسه و یا حتی سوابق پزشکی دانش‌آموزان است.

استفاده از فناوری روز، علاوه بر مزیت‌هایی که دارد، حساسیت بالاتری نیز در حفاظت از این داده‌های آموزشی ایجاد می‌کند. امکان درز اطلاعات از طریق حملات سایبری، دسترسی‌های غیرمجاز و یا بی‌توجهی و سهل‌انگاری، لزوم توسعه استانداردهایی برای محافظت از این داده‌های حساس را بیش از پیش به ما نشان می‌دهد. در این مطلب می‌خواهیم از هشت روش مهم جهت حفظ امنیت داده‌ها در حوزه آموزش برای استفاده مدیران و مسئولان آموزشی سخن بگوییم.

۱ انجام ممیزی‌های منظم

بررسی منظم مواردی که در حفظ حریم شخصی و امنیت داده‌ها اهمیت دارد از موارد مهمی است که مدیران مدارس باید به آن توجه داشته باشند. آشنایی با قوانین و مقررات مربوط به حریم شخصی و مطابقت دادن پروتکل‌های امنیتی مدارس با این قوانین از جمله کارهایی است که در ممیزی‌ها باید صورت گیرد.

انجام این ممیزی‌ها می‌تواند همچنین اثربخشی اقدامات امنیتی را بیازماید و برنامه‌هایی برای بهبود وضعیت پیشنهاد کند. این امر تحت مدیریت یک حسابرس خارجی انجام می‌شود و شامل ارزیابی امنیت فیزیکی سیستم‌های ذخیره داده‌ها و نیز امنیت خود داده‌ها است. سیاست‌های رمز عبور، رمزگذاری، آنتی‌ویروس‌ها و فایروال‌ها، احراز هویت دو مرحله‌ای و غیره باعث شناسایی بهتر خطرات و آسیب‌پذیری‌های احتمالی می‌شود.

۲ محدود کردن دسترسی به داده‌ها

هر چه تعداد افرادی که می‌توانند به داده‌های دانش‌آموزان دسترسی داشته باشند کمتر باشد، راحت‌تر می‌توان از آنها محافظت کرد و امنیت داده‌ها افزایش می‌یابد. صرفا پرسنل مربوطه و مدیران اصلی باید مجاز به رویت، استفاده و تحلیل داده‌ها باشند. همچنین لازم است که دستورات ضروری برای نحوه به‌کارگیری این داده‌ها، به همه افراد مجاز ابلاغ شود. میزان و نحوه دسترسی به داده‌ها را می‌شود بر اساس عنوان شغلی نیز تغییر داد. برای مثال هر معلم مجاز به دیدن و استفاده از داده‌ها و سوابق تحصیلی دانش‌آموزان خود باشد. این دسترسی می‌تواند برای مدیر و معاونین در سطح بالاتری تعریف شود.

۳ استفاده از ذخیره‌سازی و رمزگذاری امن داده‌ها

برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز و نقض داده‌ها، استفاده از سرورهای امن، سیستم‌های پشتیبان‌گیری و فناوری‌های رمزگذاری در ذخیره داده‌ها توصیه می‌شود. فایروال‌ها نیز برای جلوگیری از دسترسی کاربران غیرمجاز به سیستم‌های مدارس ضروری هستند. انتخاب راه‌‌های ایمن ذخیره‌سازی داده‌ها مطابق با استانداردهای حفاظت از اطلاعات و داده‌ها، رمزگذاری قوی و کنترل‌های امنیتی مناسب، خطر درز اطلاعات و سوءاستفاده از آنها را کاهش داده و به حفظ امنیت داده‌ها کمک می‌کند.

۴ به‌کارگیری احراز هویت دو مرحله‌ای

یکی از ضروری‌ترین روش‌های ایمن‌سازی داده‌های دانش‌آموزان، استفاده از احراز هویت یا رمزگذاری‌های دو مرحله‌ای است. این کار یک لایه حفاظتی قوی در دسترسی به داده‌ها ایجاد می‌کند. در فرایند احراز هویت دو مرحله‌ای از کاربر خواسته می‌شود که رمز عبور، اثر انگشت یا کد ارسال شده به ایمیل یا تلفن همراه را برای ورود ارائه دهد. با اجرای این فرایند خطر ورود کاربران غیرمجاز به سیستم‌های مدرسه کمتر شده و دسترسی‌ها به داده‌های دانش‌آموزان محدودتر می‌شود و در نتیجه امنیت داده‌ها افزایش می‌یابد.

۵ ارائه آموزش امنیت داده‌ها

همه کارکنان مدارس و کادر آموزشی باید نسبت به پروتکل‌ها و رویه‌های امنیت داده‌ها آگاه باشند. آموزش موارد ضروری در حفظ امنیت داده‌ها، به کارکنان باید در برنامه‌های مدیران قرار بگیرد. مدیران موسسات آموزشی باید همه موارد حساس و مقررات مهم در استفاده از داده‌ها را طی برنامه‌های آموزشی جامع و منظم به معلمان و سایر کارکنان حداقل یک بار در سال آموزش دهند. این آموزش‌ها باعث می‌شود فرهنگ استفاده از اطلاعات و حفاظت از امنیت داده‌ها در موسسات آموزشی توسعه پیدا کند و جدی گرفته شود.

۶ جلب رضایت والدین

نکته بسیار مهم قبل از جمع‌آوری، پردازش و ذخیره داده‌های دانش‌آموزان، کسب رضایت و آگاه‌سازی والدین نسبت به این مسئله است. رعایت این نکته به‌ویژه در مورد اطلاعات حساس، مانند سوابق پزشکی یا داده‌های رفتاری ضرورت دارد. این رضایت باید واضح، آگاهانه و مکتوب باشد. به‌علاوه باید انواع داده‌های جمع‌آوری شده، نحوه استفاده از آنها و افراد و کاربرانی که به آنها دسترسی دارند، به وضوح برای والدین شرح دهند. جلب رضایت والدین نه تنها طی شدن روال‌های قانونی را تضمین می‌کند، بلکه به ایجاد اعتماد بین مدرسه و والدین کمک می‌کند.

۷ نحوه و مدت‌زمان نگهداری داده‌ها

نگهداری بیش از حد داده‌ها، خطر نقض داده‌ها را افزایش می‌دهد و از بین بردن نادرست آنها می‌تواند امنیت داده‌ها را تضعیف کند و منجر به نقض حریم شخصی شود. بنابراین اتخاذ خط‌مشی‌هایی برای حفظ و نگهداری داده‌ها توسط مدیران از دیگر نکات کلیدی در حفاظت از داده‌های دانش‌آموزان است. این سیاست‌ها باید مطابق با قانون باشد. لازم است که مشخص شود داده‌ها باید چه مدت ذخیره شوند،‌ در چه شرایطی باید حذف شوند و چگونه باید از بین بروند.

۸ فیلتر‌های محتوایی

به منظور حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌های دانش‌آموزان، محدود کردن دسترسی به وبسایت‌های نامناسب و نظارت بر فعالیت‌های آنلاین بسیار مهم است. این فیلترها و نظارت‌ها مانع می‌شود که دانش‌آموزان در معرض محتوای مضر وب قرار بگیرند و همچنین تضمین می‌کند که اطلاعات شخصی آنها از دسترس هکرهای آنلاین دور باشد.

جمع‌بندی

از آنجایی که همه نهادها و موسسات و به‌طور خاص، مدارس روز‌به‌روز به سمت استفاده بیشتر از پلتفرم‌های دیجیتال و فضای مجازی میل می‌کنند، حفظ امنیت داده‌ها و رعایت حریم شخصی بسیار حیاتی‌تر از همیشه است. برای جلوگیری از افشای اطلاعات یا انتشار غیرمجاز داده‌های مدارس، لازم است که مدیران و کارکنان نکات ضروری، قوانین و سیاست‌های مهم حفاظت از داده‌ها را یاد بگیرند و رعایت کنند. در این مقاله هشت روش مهم و موثر در اتخاذ یک خط‌مشی قوی در مدارس برای ایجاد یک محیط آموزشی امن و مطمئن را شرح دادیم.

منبع: innovaresip